Selasa, 05 April 2011

project management

APA ITU PROYEK ?
Jawaban dari pertanyaan ini bisa dilihat dari aspek tujuan , siklus hidup, kompleksitas, keunikan dan sumberdaya yang terjadi.
◙ Tujuan
Suatu proyek biasanya adalah suatu aktivitas yang berlangsung dalam waktu tertentu dengan hasil akhir yang tertentu. Proyek dapat dibagi dalam sub-sub pekerjaan yang harus diselesaiakan untuk mencapai tujuan proyek secara keseluruhan. Proyek biasanya cukup kompleks sehingga dibutuhkan koordinasi dan pengendalian terhadap sub-sub pekerjaan dalam hal waktu, urutana pekerjaan, biaya dan performansi.
◙ Kompleksitas
Proyek biasanya melibatkan beberapa fungsi organisasi ( pemasaran, personalia, engineering, produksi,keuangan ) karena diperlukan bermacam-macam keteranpilan dan bakat dari berbagai disiplin ilmu dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalam proyek .
◙ Keunikan
Setiap proyek mempunyai cirri tersendiri yang berbeda dari apa yang sudah pernah ada dikerjakan sebelumnya. Bahkan dalam proyek yang rutin seperti pembangunan perumahan sering terjadi hal-hal baru karena berbeda lokasi seperti pencarian tenaga kerja, pengusahaan fasilitas umum ( listrik telepon air), pembebasan tanah dan lain-lain. Yang membuat suatu proyek berbeda dengan yang lain. Suatu proyek adalah suatu pekerjaan yang sekali terjadi, tidak pernah terulang dengan persis sama.
◙ Tidak permanen
Proyek adalah aktivitas temporer. Organisasi sementara dibentuk untuk mengelola personalia, material dan fasilitas untuk mencapai tujuan tertentu, biasanya dalam jadwal tertentu dan sekali tujuan tercapai, organisasi akan dibubarkan dan akan dibentuk organisasi baru untuk mencapai tujuan yang lain lagi.
◙ Ketidak biasaan ( unfamiliar )
Proyek biasanya menggunakan teknologi baru dan memiliki elemen yang tidak pasti dan berisiko. Kegagalan suatu proyek bisa berakibat buruk bagi organisasi.
◙ Siklus hidup
Proyek adalah suatu proses bekerja untuk mencapai suatu tujuan, selama proses proyek akan melewati beberapa fase yang disebut siklus hidup proyek. Tugas-tugas, organisasi orang dan sumber daya lain akan berubah bila proyek memasuki satu fase baru.

APA ITU MANAJEMEN PROYEK
Dengan mengetahui pengertian proyek dan manajemen lebih dulu baru bisa diberikan defenisi mengenai manajemen proyek. Secara tradisional pengertian manajemen adalah meliputi kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penempatan orang, pengendalian, dan pengarahan.
Manajemen proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumberdaya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan dalam waku tertentu dengan sumberdaya tertentu. Manajemn proyek mempergunakan personil perusahaan untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek.
◘ cirri – cirri manajemen proyek
Mekanisme proyek dalam hubungannya dengan pengelolaan organisasi dan sumberdaya mempunyai cirri-ciri tertentu sebagai berikut.
1. seorang menejer proyek meminpin organisasi proyek dan beroparerasi secara independen, bebas dari rantai komando yang semestinya dari organisasi induk.
2. manajer proyek adalah pembawa tunggal semua usaha mencapai satu tujuan proyek.
3. karena setiap proyek memerlukan bermacam-macam keahlian dan sumberdaya, maka pekerjaan-pekrjaan dalam proyek dikerjakan orang dari berbagai fungsi.
4. manajer proyek dan tim proyek bertanggung jawab menyatukan orang-orang dari berbagai fungsi /disiplin yang bekerja untuk proyek.
5. manajer proyek mengorganisir secara langsung manajer fungsional ( pemasaran, personalia, produksi, keuangan, dan lain-lain) untuk memberikan dukungan.
6. proyek akan mengfokuskan pada ketepatan waktu dan biaya penyerahan hasil akhir dan kelayakan tekniknya. Sementara unit-unit fungsional ( dari organisasi induk ) harus tetap menjaga kelangsungan organisasi induk untuk mencapai tujuannya. Sebagai konsekwensi terkadang timbul konflik pemakaian sumberdaya antara manajer proyek dan manajer fungsional.
7. dalam proyek terdapat dua rantai komando- komando vertical ( dari manajer fungsioanal) dan komando horizontal ( dari manajer proyek ). Orang – orang dalam proyek harus melapor ke manajer fungsional dan menejer proyek.
8. proyek bisa bersal dari bagian yang berbeda dari organisasi induk pengembangan produk bisa berasal dari bagian pemasaran sementara penerapan teknologi baru berasal dari R & D

MENGAPA MANAJEMN PROYEK
Kita telah mempelajari bahwa proyek memang mempunyai karakteristik tertentu yang berbeda dengan aktivitas lain, dalam hal organisasi, pengelolaan, pemakaian sumberdaya, waktu, kompleksitas, ketidakpastian, maka logis bila diperlukan cara penanganan tertentu yang juga berbeda-beda terhadap proyek. Dengan demikian bias dimengerti mengapa manajemen proyek diperlukan. Pada waktu dulu sepertipada pembangunan Great Pyramide atau Candi Borobudur sebenarnya juga dilaksanakan suatu gaya manajemen, tetapi gaya itu berbeda dengan yang diterapkan sekarang.

◊ macam – macam proyek
1. Proyek Kapital
Proyek ini biasanya berupa pengeluaran biaya untuk pembebasan tanah, pembelian peralatan, pemasangan fasilitas dan konstruksi gedung.
2. Proyek penelitian dan pengembangan.
Proyek ini bisa berupa penemuan produk baru, temuan alat baru, atau penelitian mengenai ditemukannya bibit unggul untuk suatu tanaman. Proyek ini bisa muncul dilembaga komersial maupun pemerintah. Asetelah suatu produk baru ditemukan atau dibuat biasanya akan disusul pembuatan secara missal untuk dikomersialisasi kan.
3. Proyek yang berhubungan dengan manajemen servis
Proyek ini sering muncul dalam perusahaan mauopun instansi pemerintah, proyek ini bisa berupa:
▪ Perancangan struktur organisasi
▪ Pembuatan system informasi manajemen
▪ Peningkatan produktivitas perusahaan
▪ Pemberian training mengenai suatu metoda tertentu
◊ Timbulnya ide Proyek
1. Proyek yang berasal dari klien yang ditawarkan ke suatu konsultan atau kontraktor, dimana sudah jelas macam pekerjaan yang harus ditangani. Dalam kondisi seperti itu biasanya tidak ada proses tender sehingga tidak ada suasana kompetitif dalam perebutan proyek. Hal itu terjadi bila terdapat hubungan baik antara pemberi dan penerima proyek. Banyak sekali proyek seperti ini, khusunya untuk proyek yang nilainya relative kecil.
2. Ide proyek muncul karena ada tawarandana dari instansi atau lembaga tertentu. Dengan adanya tewaran itu kita bisa menyusun proposal proyek. Didalam lembaga pendidikan sering ada tawaran dana penelitian untuk topic tertentu dengan alokasi dana tertentu,
3. Proyek muncul karena adanya tawaran lelang. Disini suatu konsultan atau kontraktor harus berkompetisi untuk memenangkan tender. Proses yang harus dilalui biasanya lebih rumit dan panjang. Keprofesionalan suatu perusahaan bisa teruji disini. Jika tender dilakukan secara fair maka hanya perusahaan yang professional dibidangnya yang kemungkinan besar bisa memenangkan persaingan untruk dipilih sebagai pelaksana proyek. Proyek-proyek pemerintah untuk pembangunan jalan. Irigasi dan fasilitas public yang lain biasanya masuk kategori ini.
4. Proyek berasal dari dalam perusahaan sendiri dengan sumber dana dari perusahaan dan dikerjakan sendiri oleh perusahaan. Proyek-proyek perbaikan proses, fasilitas ataupun manajemen produksi suatu perusahaan manufaktur atau riset dan pengembangan masuk dalam kategori ini.

SIKLUS PROYEK
Kita akan melihat bagaimana siklus hidup atau tahap-tahapan yang biasa dilalui oleh suatu proyek pada umumnya. Setiap proyek biasanya akan melalui tahapan-tahapan yang mempunyai pola tertentu. Pola itu yang kita namakan silus hidup proyek. Tahapan-tahapan itu dianalogikan dengan apa yang terjadi dalam siklus pengembangan system. Dala hal ini proyek dianggap suatu system.
Secara garis besar tahapan peroyek bisa dibagi menjadi sbb:
1. Tahap konsepsi
2. Tahap pendefinisian
3. Tahap Akuisisi
4. Tahap Operasi

1. Konsepsi
Tahap konsepsi biasa dibagi menjadi dua bagian yaitu: Inisiasi proyek dan Kelayakan.
 Inisiasi Proyek
Proyek dimulai dengan ditemukannya suatu masalah, kesempatan atau kebutuhan oleh user. Dengan kata lain bila user menemukan ide. Ide bisa berasal dari bagian pemasaran, engeneering, manufaktur ataupun R & D. sedangkan yang dimaksud user bisa berasal dari organisasi yang sama ataupun dari luar.
Inisiasi adalah titik dimana suatu ide tentang proyek lahir. Banyak user tahu ada masalah tetapi sulit untuk mengemukakannya. Perlu dilakukan penklarifikasian terhadap masalah kemudian mempertimbangkan solusinya. Sebaiknya masalah diformulasikan dalam suatu pernyataan yang jelas. Loalu tujuan penyelesaian masalah itu ditentukan, dicari alternatif solusi yang mungkin.
 Kelayakan Proyek
Kelayakan adalah proses investigasi terhadap masalah dan mengembangkan solusi secara lebih detail apakah penyelesaian masalah itu cukup menguntungkan secara ekonomis dan bermanfaat.
Ada beberapa perspektif yang mungkin dalam tahap kelayakan ini apa yang diperlukan, kapan dilakukan, pihak mana yang terlibat investigasi awal oleh user hanya merupakan studi kelayakan pendahuluan, jika user memang ingin melalkukan lebih jauh idenya perlu dicarikan solusi dari beberapa kontraktor/konsultan/developer. Setiap kontraktor yang ikut bersaing akan melakukan sendiri studi kelayakan kemudianmencari solusi untuk diajukan dalam bentuk proposal penyelasian masalah ( proyek ) guna memenangkan kontark dengan user, sehingga user perlu membuat permintaan proposal atau request for proposal (RFP). Dalam tahap ini bisa terjadi user ingin tahu apakah idenya layak atau user memilih kontraktor/konsultan untuk menetukan studi kelayakan secara detail.

 Permintaan proposal
Permintaan proposal atau RFP dikirim kepada pihak-pihak yang masuk dalam daftar peserta lelang atau bidder list yang dipunyai perusahaan atau pihak lain yang berminat. Dalam RFP ditentukan tujuan proyek, lingkup proyek, spesifikasi performansi, batsan ongkos dan jadwal, kebutuhan data, jenis kontrak, yang diinginkan (lihat lampiran). Para kontraktor mengirim proposal sesuai dengan RFP, kemudian user memilih salah satu sebagai pelaksana utama atau partner.
Kadang-kadang kontraktor tahu bahwa dengan apa-apa yang ditetapkan dalam RFP dia tidak bisa memenangkan kontrak, tetapi tetap mengirim proposal sekedar membina hubungan baik atau agar namanya tidak terhapus dari daftar peserta lelang atau bidder list.
Kadang-kadang juga proposal dikirim tanpa adanya RFP. Bila kontraktor atau konsultan melihat adanya peluang untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang menguntungkan kedua pihak, user dan konsultan, ia akan mengirim proposal proyek

 Proposal Proyek
Kontraktor mengeluarkan sejumlah biaya dan waktu untuk menyiapkan proposal. Maka penyiapan proposal perlu ditangani oleh manajemen puncak. Pembuatan proposal sendiri adalah proyek dengan keterbatasan biaya, batas waktu penyerahan, kebutuhan performansi, dan harus dikeloloa seperti proyek. Secara ringkas proposal proyek harus mengandung beberapa pokok isi :
1. Surat Pengantar
Ini termasuk bagian penting dari proposal, karena harus bisa meyakinkan user bahwa proposalnya perlu dipertimbangan. Surat ini harus lebih personal dibanding proposalnya sendiri dan secara ringkas menetapkan kualifikasi, pengalaman dan minat kontraktor, khususnya menunjukkan bahwa kontraktor mampu menjalankan proyek. “Contact person” dengan kontraktor perlu dicantumkan disini.
2. Ringkasan Manajemen/Eksekutif (Executive Summary)
Ringkasan yang jelas mengenai proyek yang menekankan aspek-aspek penting yang memungkinkan pembaca menentukan relevansinya terhadap kebutuhan user dan kontribusinya terhadap penyelesaiannya masalah. Berisi tentang deskripsi singkat proyek, tujuan, kebutuhan secara keseluruhan, hambatan, area masalah. Bagian ini juga sangat penting karena akan menentukan user untuk memeriksa sisa isi proposal atau tidak.
3. Bagian Teknis
Menunjukkan lingkup proyek pendekatan yang digunakan dan pekerjaan-pekerjaan yang ada, bagian ini harus detail untuk menghindari kesalahpahaman dan menunjukkan metoda yang digunakan dan kesesuaian yang digunakan.
4. Manfaat/Keuntungan yang akan Diperoleh
Menggambarkan keuntungan / manfaat secara realistis dengan cukup detail untuk menunjukan bahwa user akan dipenuhi tetapi tidak terlalu antusias sehingga justru menyulitkan kontraktor sendiri


5. Jadwal
Berisi jadwal kapan hasil proyek bisa diserahkan. Ini harus didasarkan pada struktur pemecahan pekerjaan (work breakdown) dan meliputi tahap-tahap proyek secara garis besar beserta sub-sub pekerjaan.
6.Bagian Keuangan
Penjelasan mengenai biaya langsung, biaya tidak langsung sesuai beban tenaga kerja dan bahan yang digunakan. Sistem kontrak dan pembayaran juga termasuk disini.
7. Bagian legal
Masalah-masalah yang akan muncul atau perubahan yang mungkin akan timbul ; misalnya prosedur yang sesuai untuk menangani perubahan lingkup proyek, dan penghentian proyek.
8. Kualifikasi Manajemen
Latarbelakangi organisasi kontraktor, pengalaman yang dipunyai, prestasi yang pernah dicapai, situasi keuangan, susunan tim dan orang-orang kunci dalam organisasi.

 Pemilihan Proposal
Proposal akan dievaluasi berdasarkan syarat-syarat yang ditentukan dalam RFP. Kriteria yang digunakan berhubungan dengan performansi, harga dan jadwal. Setelah proposal terpilih perlu diberitahukan kepada user atau manajemen puncak dari user untuk mendapatkan persetujuan. Bila beberapa proposal mendapat nilai yang sama atau ada hal-hal yang kurang spesifik atau menimbulkan pertanyaan maka perlu dilakukan negoisasi untuk menetapkan kontraktor.
 Negoisasi Kontrak
Negoisasi atau tawar-menawar merupakan suatu usaha yang dilaksanakan beberapa pihak yang akan melakukan suatu transaksi yang kompleks, sangat berharga dan memakan waktu. Negoisasi antara pemilik proyek (user) dengan calon kontraktor yang terpilih dimaksudkan untuk menyamakan posisi kedua belah pihak dalam masalah-masalah utama, khususnya masalah teknis dan persetujuan dalam hal waktu, jadwal, dan performansi.
Bagi user negosiasi mempunyai sasaran untuk memperoleh persyaratan yang paling menguntungkan, penekanan harga dan mencegah adanya persyaratan yang membatasi ruang geraknya. Bagi calon kontraktor, sasarannya adalah mengurangi resiko dan menekan biaya dengan mengusulkan beberapa deviasi dari persyaratan yang disampaikan pemilik proyek ( user ). User perlu memikirkan bagaimana hkuman harus diberikan bila proyek molor dari waktu yang ditetapkan sebaliknya kontraktor perlu menuntut insentif bila penyelasain proyek maju dari waktu yang ditetapkan.
Pelaku negosiasi mestinya mengetahui informasi tentang calon kontraktor memngenai sejarah, pengalaman, kondisi dan stragedi yang akan digunakan. Informasi ini tidak saja diperoleh dari saluran resmi seperti brosur, laporan, tetapi bisa juga melalui klain, bekas klain bahkan pasaim calon kontraktor tadi.
Negasiator juga harus tahu secara detail aspek teknik dari proyek.
Hasil negosiasi yamg telah disepakati akan dituangkan dalam bentuk kontrak yang akan mengikat kedua belah pihak dalam pelaksanaan proyek. Keberhasilan negosiasi sangat dipengauhi oleh paktor penguasaan informasi, waktu yang tersedia untuk negosiasi, kekuatan pihak-pihak yang melakukan negosiasi dan semangat negosiasi.
Penandatanganan kontrak mengakhiri tahap konsepsi dan memulai tahap definisi.

2.3 Tahap pendefinisian

Tahap pendifinisian dalam siklus hidup proyek akan meliputi kegiatan : penyiapan rencana proyek secara detail dan penentuan spesifikasi proyek secara rinci.
Isi rencana proyek biasanya terdiri dari :
1. jadwal pekerjaan
2. anggaran dan system pengendalian biaya.
3. work breckdown struktur secara rinci
4. bagian-bagian yang berisiko tinggi dan cukup sulit dan rencana tentang kemungkinan – kemungkinan yang akan muncul
5. rencana sumber daya manuasia dan pemakaian sumber daya lain
6. Rencana pengujian hasil proyek
7. rencana dokumentasi
8. rencana penijauan pekerjaan.
9. rencana pelaksanaan hasil proyek

Pembuatan rencana ini di kerjakan oleh tim Proyek dibawah koordinasi dan pengawasan seorang manajer proyek. Rencana yang dibuat seharusnya memenuhi apa yang diinginkan user, jadwal pekerjaan seharusnya sesuai yang diminta user, aliran kas ( cash flow) harus sesuai dengan periode pembayaran yang dilakukan oleh user. Material yang digunakan sesuai dengan permintaan user dan metoda kerja juga harus bisa diterima oleh user. Disamping pembutan rencana masuk dalam tahap ini adalah penentuan spesifikasi produk yang dibuat dalam proyek ini. ada dua macam spesifikasi, Kebutuhan user dan kebutuhan proyek.
Kebutuhan user akan berhubungan dengan dengan hasil seperti apa yang diinginkan user secara umum. Kebutuhan user ini akan menentukan apakah hasil proyek bisa diterima atau tidak. Manajer proyek mempunyai tanggung jawab untuk memastikan bahwa kebutuhan akhir user cukup wajar dan jelas.

Para user yang ingin mempunyai rumah bisa memintakan kontraktor untuk melakukan pembangunannya. User akan secara garis besar meminta spesifikasi tertentu dari rumah yang akan dibangun. Kadang – kadang user sendiri akan kesulitan menemuka apa yang sebenarnya yang dibutuhkan dan tugas kontraktorlah untuk membantunya.
Sedangkan kebutuhan proyek adalah terjemahan teknis dari kebutuhan user. Sementara kebutuhan user berdasarkan bahwa awam, maka kebutuhan proyek dinyatakan dalam bahasa teknis. Terjemahan ini bisa berupa bentuk, ukuran, kapasitas kecepatan, dan lain-lain. Jika seoran user, misalnya menghendaki rumah yang cukup longgar untuk keluarga dengan empat anggota, maka kontraktor menterjemahkan dengan jumlah dan ukuran ruangan,

2.4 TAHAP AKUISISI.
Pada tahap ini tidak ada lagi campur tangan user, itulah mengapa dinamakan akuisisi, semua sudah menjadi urusan kontraktor. Yang tercakup dalam tahap ini adalah: desain pengembangan, pengadaan , konstruksi/produksi, pelaksanaan. Tergantung pada jenis proyek kegiatan konstruksi bisa juga berupa kegiatan produksi. Untuk proyek-proyek konstruksi tahap ini akan meliputi kegiatan desain, pengadaan, dan konstruksi. Sedangkan pada proyek pengembangan hardware tahap ini akan meliputi desain, pengembangan, pengadaan dan produksi.
Dalam proyek jasa konsultansi tahap ini akan meliputi pembuatan outline laporan dan kompilasi. Secara umum proyek yang mempunyai hasil akhir berupa produk fisik akan mempunyai kegiatan pelaksanaan dan implementasi, yaitu penyerahan hasil kepada user,
Tahap dalam akuisis ini adalah:
1. Desain.
Dalam tahap ini spesifikasi akan doterjemahkan dalam gambar, maket, diagram atau skema. Dalam tahap ini pekerjaan harus dibagim dalam sub-sub pekerjaan yang lebih kecil. Setelah desain dibuat secara setail dan memenuhi keinginan user, maka bisa dilakukan tahap berikutnya.
2. Pengadaan.
Disini disiapkan fasilitas-fasilitas pendukung maupun material untuk tahap selanjutnya.
3. Produksi.
Setelah siap fasilitas dan bahan pendukung, bisa dilakukan pelaksanaan produksi. Manajer proyek harus mengawasi dan mengendalikan sumberdaya, memotivasi para pekerja dan melaporkan kemajuan pada user.
4. Inplementasi
Jika produksi telah dilakukan hasil diserahkan kepada user. User selesai menguji hasil ini untuk memastikan apakah cocok dengan kebutuhannya. Pengujian bisa dibantu oleh kontraktor karena bisa saja pengoperasian produk hasil proyek ini cukup rumit . penyerahan hasil kepada user bisa disertai training untuk user. Training ini bertujuan untuk memberi petunjuk bagaimana cara menggunakan alat atau prosedur yang dihasilkan.

2.5. TAHAP OPERASI.

Setelah hasil proyek diserahkan ke user maka proyek dianggap selesai. Keterlibatan kontraktor dianggap telah selesai. Lalu user mulai mengoperasikan hasil proyek tersebut. Tetapi ini tergantung juga pada jenis proyek. Proyek eksibisi pertandingna sepak bola atau pertunjukan wayang kulit tentu saja tidak mempunyai tahapan operasi ini. Pihak user menikmati juga yang diberikan oleh pihak kedua dan setelah itu proyek selesai. Jadi hanya proyek dengan hasil akhir berupa produk fisik yangf mempunyai tahapa ini. Bisa juga keterlibatan kontraktor masih berlangsungdalam rangka evaluasi system atau produk yang dibuat dan pemeliharaannya. Atau perlu dibuat persetujuan baru mengenai keterlibatan kontraktor dalam evaluasi dan pemeliharaan system ini.
Setelah system berjalan untuk beberapa waktu bisa jadi sistem ini menuntut perubahan karena adeanya perubahan lingkunagan atau perkembangan teknologi. Jika user menghendaki perubahan maka perbaikan system menjadi proyek baru yang akan mengikuti system mulai dari awal lagi.
Apa yang telah diuraikan mengenai tahap-tahap proyek atau siklus hidup ini bukan merupakan standar. Artinya bisa jadi suatu proyek tidak melewati semuamtahap yang diuraikan, tetapi hanya beberapa darinya. Sebagai contoh proyek bisa berasal sebuah instansi karena kita mempunyai hubungan baik dengan instansi tersebut atau, untuk nilai-nilai proyek dibawah nilai harga tertentu suatu instansi tidak melakukan lelang terbuka, tetapi langsung menunjuk konsultan.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar